Tietosuoja ja Henkilötietorekisteri

Fi-verkkotunnusvälittäjät keräävät ja käsittelevät fi-verkkotunnusten käyttäjien henkilötietoja fi-verkkotunnusten rekisteröimiseksi. Välittäjät merkitsevät tiedot Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin (Traficom) fi-verkkotunnusrekisteriin ja ylläpitävät tietoja mm. tunnuksen käyttäjän yhteystietoja päivittäessään.

Henkilötietojen käsittelystä säädetään EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (679/2016) ja tietosuojalaissa (1050/2018). Välittäjät sitoutuvat noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksessa, tietosuojalaissa, sähköisen viestinnän palveluista annetussa laissa (917/2014) ja verkkotunnusmääräyksessä (68/2016 M) välittäjälle säädettyjä velvoitteita ilmoittautuessaan Traficomille fi-verkkotunnusvälittäjäksi. Verkkotunnusmääräyksen perustelut ja soveltaminen -dokumentti tarkentaa konkreettisemmin, miten verkkotunnusmääräystä tulee soveltaa käytännössä.

Laki sähköisen viestinnän palveluista sekä verkkotunnusmääräys 68 ovat välittäjän EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeudellinen peruste käsitellä fi-verkkotunnusten käyttäjien henkilötietoja fi-verkkotunnusten rekisteröimiseksi ja hallinnoimiseksi eli välitystoiminnan harjoittamiseksi.

Fi-verkkotunnusvälittäjät tallettavat tiedot fi-verkkotunnusrekisteriin sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 164 §:n 2 momentin, 165 §:n, 167 §:n, 168 §:n ja 170 §:n mukaisesti.

Fi-verkkotunnusvälittäjä toimii tietosuoja-asetuksen mukaisena itsenäisenä rekisterinpitäjänä niiden fi-verkkotunnusten käyttäjien henkilötietojen osalta, joita käsittelee välitystoiminnassaan. Näin ollen, fi-verkkotunnusvälittäjä on rekisterinpitäjänä vastuussa fi-verkkotunnusten käyttäjien eli rekisteröityjen henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen velvoitteiden mukaisesti.

Fi-verkkotunnusvälittäjän on itsenäisenä rekisterinpitäjänä pystyttävä osoittamaan noudattavansa tietosuojalainsäädäntöä. Fi-verkkotunnusvälittäjä on velvollinen laatimaan ja julkaisemaan selosteen siitä, kuinka välittäjä käsittelee fi-verkkotunnusten käyttäjien henkilötietoja.

Fi-verkkotunnusvälittäjän on annettava fi-verkkotunnuksen käyttäjälle kaikki henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot tiiviissä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja selkeässä muodossa. Fi-verkkotunnusten käyttäjille on kerrottava muun muassa kuka rekisterinpitäjä on, mitä tarkoitusta varten rekisteröidyn henkilötietoja tarvitaan, kuinka kauan henkilötietoja tarvitaan, luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin tai siirretäänkö niitä ETA-maiden ulkopuolelle, miten fi-verkkotunnuksen käyttäjä voi käyttää henkilötietoihin liittyviä oikeuksiaan ja rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvista riskeistä.

Fi-verkkotunnusvälittäjän on itsenäisenä rekisterinpitäjänä toteutettava myös asianmukaiset toimenpiteet fi-verkkotunnusten käyttäjien eli rekisteröityjen tietosuojaoikeuksien toteuttamiseksi. Välittäjän on myös helpotettava rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä.

Fi-verkkotunnusvälittäjän on arvioitava yleisesti fi-verkkotunnusten käyttäjien henkilötietojen käsittelyn aiheuttamat riskit ja toimenpiteet ja nimettävä tietosuojavastaava. Fi-verkkotunnusvälittäjän on käsiteltävä henkilötietojen tietoturvaloukkaukset ja ilmoitettava niistä tietosuojavaltuutetulle ja tapauksesta riippuen rekisteröidyille EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Huom! EU/ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevat fi-verkkotunnusvälittäjät eivät voi rekisteröidä fi-verkkotunnuksia yksityishenkilöille. Rajaus koskee niitä välittäjiä, joiden sijaintivaltiolla ei ole EU:n kanssa erikseen solmittua voimassa olevaa tiedonsiirtojärjestelyä. Rajaus koskee myös niitä Yhdysvalloissa sijaitsevia välittäjiä, jotka eivät ole erikseen sertifioituneet noudattamaan tietosuojajärjestelyä.

Fi-verkkotunnusvälittäjän tulee huolehtia asianmukaisista ja riittävistä tiedonsiirtomekanismeista, jos se siirtää henkilötietoja ETA-alueen ulkopuolelle.

Mikäli fi-verkkotunnusvälittäjä käyttää toiminnassaan jälleenmyyjiä tai muita palveluntarjoajia, sen on merkittävä jälleenmyyjää koskevat tiedot fi-verkkotunnusrekisteriin ja pidettävä ne ajantasaisina. Jälleenmyyjät toimivat henkilötietojen käsittelijöinä välittäjän puolesta ja lukuun. Välittäjä vastaa siitä, että sen jälleenmyyjät sitoutuvat ja vastaavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 28 mukaisista käsittelijän velvollisuuksista henkilötietojen käsittelijöinä. Fi-verkkotunnusvälittäjän tulee tehdä jälleenmyyjiensä kanssa asianmukaiset sopimukset ja antaa jälleenmyyjille yksityiskohtaiset ohjeet henkilötietojen käsittelystä. Välittäjä vastaa täysimääräisesti alihankkijoidensa, käyttämiensä muiden palveluntarjoajien tai jälleenmyyjien, velvoitteiden suorittamisesta Traficomiin nähden.

Traficomin lakisääteisenä tehtävänä on hallinnoida fi-maatunnusta ja ylläpitää fi-verkkotunnusrekisteriä. Traficom toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä koko fi-verkkotunnusrekisterin tietosisällön osalta ja vastaa fi-verkkotunnusrekisterin tietovarantokokonaisuudesta.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on kansallinen valvontaviranomainen, joka valvoo tietosuojalainsäädännön noudattamista Suomessa (tietosuoja.fi).

Fi-verkkotunnusrekisteriin ilmoitettavat ja välitystoiminnassa käsiteltävät henkilötiedot

Välittäjän tulee lain perusteella ilmoittaa fi-verkkotunnuksen käyttäjästä fi-verkkotunnusrekisteriin seuraavat henkilötiedot, joiden ajantasaisina pitäminen on välittäjän vastuulla:

Nimi
Henkilötunnus / muu yksilöivä tunnus
Postiosoite
Puhelinnumero
Yhteyshenkilö ja yhteyshenkilön puhelinnumero (oikeushenkilöiltä)
Sähköpostiosoite (prosessiosoite)

Myös yhteisöille rekisteröityjen verkkotunnusten rekisteriin ilmoitettavat käyttäjätiedot voivat sisältää henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja kesto

Fi-verkkotunnusten välittäminen on toimintaa, jolla tarkoitetaan fi-verkkotunnusten rekisteröintimerkintöjen tekemistä fi-verkkotunnusrekisteriin ja näiden tietojen hallinnointia, kuten päivittämistä. Merkintöjä fi-verkkotunnusrekisteriin voi tehdä vain verkkotunnusvälitysilmoituksen Traficomille tehnyt toiminnan harjoittaja eli fi-verkkotunnusvälittäjä.

Fi-verkkotunnus on merkittävä käyttäjän nimiin ja verkkotunnusvälittäjän on merkittävä fi-verkkotunnusrekisteriin verkkotunnuksen käyttäjää koskevat oikeat, ajantasaiset ja yksilöivät tiedot sekä kuulemisiin ja tiedoksiantoihin käytettävä sähköpostiosoite.

Välittäjän velvollisuutena on pitää tiedot oikeina ja ajan tasalla.

Verkkotunnusvälitystoimintaan kuuluvat kaikki ne toimenpiteet, joita verkkotunnusvälittäjä tekee ylläpitääkseen verkkotunnusrekisteriin merkityn verkkotunnuksen tietoja. Hallinnointia on mm. verkkotunnuksen yhteystietojen päivittäminen, verkkotunnuksen voimassaolon uusiminen, verkkotunnuksen siirtäminen käyttäjältä toiselle ja verkkotunnusvälittäjän vaihtaminen.

Välitystoimintaan kuuluu myös ilmoitus- ja neuvontavelvollisuuden hoitaminen.

Mikäli verkkotunnusvälittäjä liittää verkkotunnukselle nimipalvelimet, on välittäjä vastuussa siitä, että nimipalvelimet toimivat verkkotunnusmääräyksen mukaisesti.

Verkkotunnuksen hallinnointi tarkoittaa myös kykyä merkitä tietoja verkkotunnusrekisteriin Traficomin määrittelemällä teknisellä järjestelyllä sekä kykyä huolehtia toimintansa tietoturvasta.

Mikäli välittäjä tarjoaa fi-verkkotunnuksen käyttäjälle muita kuin fi-verkkotunnusvälitystoiminnalle lain perustella säädettyjä palveluita (esim. kotisivu- tai sähköpostipalveluita, palvelintilaa, tms.) ja välittäjät käsittelevät fi-verkkotunnuksen käyttäjän henkilötietoja muiden palvelujen tarjoamista varten, on välittäjällä oltava henkilötietojen käsittelylle jokin muu EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelyperuste.

Fi-verkkotunnusvälittäjä saa käsitellä fi-verkkotunnusrekisteriin merkitsemiään ja rekisterissä ylläpitämiään henkilötietoja vain sen ajan, kun fi-verkkotunnus on kyseisen välittäjän ylläpidossa ja/tai verkkotunnus on voimassa suoja-aikoineen. Fi-verkkotunnusvälittäjä on vastuussa siitä, että se poistaa fi-verkkotunnusten käyttäjien henkilötiedot omista järjestelmistään sen jälkeen, kun tietojen käsittelyperuste eli tunnuksen välitystoiminta päättyy.

Fi-verkkotunnuksen käyttäjän eli rekisteröidyn oikeudet

Fi-verkkotunnusvälittäjä on vastuussa siitä, että fi-verkkotunnuksen käyttäjän EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet toteutuvat.

Fi-verkkotunnuksen käyttäjän oikeutena on:

tietää, mitkä tahot käyttävät hänen henkilötietojaan

Fi-verkkotunnuksen käyttäjän henkilötietoja käsittelee fi-verkkotunnusvälittäjät ja Traficom.

Verkkotunnusvälittäjät saattavat käyttää toiminnassaan alihankkijoita (jälleenmyyjiä), joiden toiminnasta välittäjät vastaavat itse täysimääräisesti.

tietää, mihin tarkoitukseen hänen tietojaan käytetään

Fi-verkkotunnuksen käyttäjän henkilötietoja käytetään verkkotunnuksen rekisteröimiseen ja ylläpitoon sekä fi-verkkotunnusriitojen ratkaisuun.

Fi-verkkotunnusvälittäjät rekisteröivät ja ylläpitävät verkkotunnuksia. Traficom ylläpitää fi-verkkotunnusrekisteriä ja ratkaisee fi-verkkotunnusriidat oikeudenhaltijoiden vaatimuksesta.

saada pääsy omiin tietoihin

Fi-verkkotunnusvälittäjän ja Traficomin tulee antaa fi-verkkotunnuksen käyttäjälle vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä. Jos tietoja käsitellään, fi-verkkotunnuksen käyttäjällä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa.

tarkastaa ja oikaista virheelliset tietonsa

Fi-verkkotunnuksen käyttäjällä on oikeus tehdä omien tietojen tarkastuspyyntö sekä fi-verkkotunnusvälittäjälle että Liikenne- ja viestintävirastolle. Fi-verkkotunnusvälittäjän tulee oikaista fi-verkkotunnuksen käyttäjää koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Fi-verkkotunnuksen käyttäjä voi osoittaa pyynnön fi-verkkotunnusvälittäjälle ja Traficomille henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseksi yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisissa tilanteissa.

tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Fi-verkkotunnuksen käyttäjällä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi katsoessaan, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Oikeus ei rajoita muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.